Jarosław Pudełek/ Listopad 6, 2018/ Aktualności/ 0 comments

Proces zarządzania zadaniami.

Kiedy mamy ustalone cele i zaplanowaliśmy już działania, dzięki którym te cele mamy osiągnąć, wydawać by się mogło, że wystarczy jedynie teraz przystąpić do realizacji. Niestety nie zawsze jest to takie proste, gdyż mnogość działań (zadań do realizacji), szczególnie przy złożonych projektach jest na tyle duża, że zaczyna nas przerażać. W efekcie tracimy zapał do ich realizacji i zaczynają się problemy…

Co zatem zrobić, by zapanować nad naszymi zaplanowanymi wcześniej zadaniami, by służyły nam w drodze do realizacji celów, a nie wywoływały efektu wręcz odwrotnego?

Warto skorzystać z prostego schematu, dzięki któremu nad zadaniami możemy zapanować:

Krok 1. Gromadzenie.

Bardzo ważnym elementem całej zadaniowej układanki jest ustalenie, co i dlaczego właściwie chcemy gromadzić? Ważne, by na tym etapie gromadzić wszystkie działania, które mamy zaplanowane (na dziś), ale także nie pomijać zadań, które z jakichś powodów nie zostały jeszcze przez nas zrealizowane (np. jesteśmy w procesie realizacji, ale dopiero teraz zrobiliśmy „stop-klatkę” i zaplanowaliśmy drogę do celu jeszcze raz od początku).

Bardzo istotne jest to, by tych wszystkich niedokończonych spraw nie pomijać (choć może pojawić się pokusa, by ich nie dostrzegać i udawać, że ich nie ma).

Niestety takie niedomknięte tematy będą ciągle działać na naszą niekorzyść. Jak to trafnie określa Brahma Kumaris:

„Zadanie niewykonane pozostaje takim w dwóch miejscach – w swojej rzeczywistej lokalizacji i w Twojej głowie. Każde takie zadanie tkwiące w głowie angażuje świadomość, obniżając tym samym zdolność do koncentracji”.

W momencie, gdy zgromadzisz już wszystkie zaległe, bieżące i zaplanowane działania wykorzystując do tego najwygodniejsze dla Ciebie narzędzia do gromadzenia (np. notatniki papierowe lub elektroniczne, lub inne urządzenia i narzędzia rejestrujące) możesz przystąpić do kolejnego kroku. Ważne, by z miejscami do gromadzenia nie przesadzić i maksymalnie je ograniczyć.

Krok 2. Analizowanie.

Na tym etapie musimy przyjrzeć się każdemu elementowi (zadaniu), które wcześniej zgromadziliśmy i odpowiedzieć sobie na pytanie co to jest i co powinniśmy dalej z tym zrobić?

Sprawa jest o tyle prosta, że zadając sobie pytanie: „Czy coś muszę z tym zrobić?” możliwe są do uzyskania tylko dwie odpowiedzi: tak i nie.

Jeżeli na powyższe pytanie uzyskamy odpowiedź: „nie, nie muszę podejmować w związku z tym żadnych działań” możemy wrzucić dany element do jednego z zalecanych do stworzenia zbiorników (folderów, skrzynek, czy nazwij, je sobie jak Ci wygodnie):

  1. KOSZ – wyrzucam, bo nic nie muszę z tym robić,
  2. INKUBATOR – wrzucam tam rzeczy, z którymi TERAZ nie muszę nic robić, ale w przyszłości może pojawić się taka konieczność,
  3. INFORMATOR – element jest cenny jedynie pod względem informacyjnym, nie muszę z nim nic robić, ale informacje z nim związane mogą mi się przydać w przyszłości.

Jeżeli na powyższe pytanie uzyskamy natomiast odpowiedź: „tak, muszę podjąć jakieś działania” musimy uzyskać odpowiedzi na 2 dodatkowe pytania:

  1. Do czego dany projekt czy pożądany rezultat działań Cię zobowiązuje?
  2. Jakie jest najbliższe działanie z tym związane, które muszę podjąć?

Krok 3. Porządkowanie.

Kiedy mamy już określone działania, które wiemy, że na pewno musimy podjąć, możemy przystąpić do ich uporządkowania.

Porządkując elementy naszej układanki możemy podzielić je na następujące kategorie, dzięki którym będzie nam łatwiej nad nimi zapanować:

  1. projekty – tutaj wrzucamy wszystkie pożądane rezultaty naszych działań, które wymagają podjęcia przez nas więcej niż jednego działania,
  2. materiały wspierające projekty – jest to zbiór wszystkich szczegółów, planów, informacji, których możesz potrzebować w pracy nad projektami,
  3. najbliższe działania – zestaw działań, które nie może zostać wykonane przez Ciebie od razu lub delegowane, a musi zostać odnotowane do wykonania w przyszłości,
  4. sprawy z kategorii „kiedyś-może” – pozycje z tego miejsca mieszczą się w kategorii projektów, które chcemy zrealizować, lecz nie teraz, ale jednocześnie nie chcemy, żeby ciągle nam ktoś o tym przypominał, pod warunkiem, że sami regularnie będziemy tą listę porządkować.

Krok 4. Przegląd.

Zakładając, że przeszliśmy przez etap gromadzenia, analizy i porządkowania do pełnego utrzymania funkcjonalności całego schematu nie będziemy potrzebować już ponoszenia dużego wysiłku. Najczęstszym przeglądanym elementem, z którego prawdopodobnie korzystasz jest kalendarz. Większość z nas wykorzystuje go do przypominania o naszym sztywnym planie dnia i o sprawach, które w danym dniu muszą przez nas zostać zrealizowane. „Muszą zostać zrealizowane” nie oznacza zawsze, że są to sprawy najistotniejsze! Warto na to zwrócić uwagę i przyglądać się zadaniom również pod kątem ich istotności. Można wykorzystać do tego np. Macierz Eisenhowera.

Krok 5. Działanie.

Działanie jest podstawowym celem całego schematu, gdyż dopiero przechodząc do działania zobaczymy oczekiwane przez nas efekty.

Każdy z nas może kierować się dowolnymi kryteriami odnośnie wyborów działań i ich kolejności, ważne by działania były oparte na określonych we wcześniejszych krokach ustaleniach.

Przy podejmowaniu decyzji odnośnie niezbędnych działań może nam pomóc skorzystanie z jednego z trzech sugerowanych modeli dokonywania wyboru działań, których opis znajdziesz w innych naszych artykułach.

Share this Post

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>
*
*