Jarosław Pudełek/ Grudzień 4, 2018/ Aktualności/ 1 comments

Macierz Eisenhowera - prosty sposób na priorytety.

Dwight Eisenhower powiedział kiedyś:

To, co ważne, rzadko bywa pilne,
a to, co pilne, rzadko bywa ważne.

Aby rozwijać się – nie tylko zawodowo – należy świadomie ustalać priorytety.

Dwa główne czynniki, które wpływają na nasze decyzje dotyczące sposobu wykorzystywania czasu, to: pilność i ważność danego zadania.

Najczęściej skupiamy się wyłącznie na rzeczach pilnych. Natomiast ważne sprawy, których osiągnięcie jest naszym celem, które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłaniają nas do natychmiastowego działania.

Dzieje się tak dlatego, że nie wywierają one na nas żadnej presji ani wpływu. Z tego powodu nie wydają się one pilne. A zatem, ponieważ nie są one "pilne", to my sami musimy "wywrzeć na sobie presję", aby je podejmować.

Aby ustalić, co jest naprawdę ważne, warto skorzystać z macierzy Eisenhowera. Jej cztery ćwiartki pokazują cztery grupy działań, którym poświęcamy swój czas.

macierz Eisenhowera

Ćwiartka I to rzeczy, których nie można zaniedbać. To praca, w której wykorzystujemy swoje doświadczenie i reagowanie na codzienne wyzwania.

Jednak dla efektywnego zarządzania sobą w czasie najważniejsza jest Ćwiartka II, czyli ćwiartka „wysokiej jakości". Właśnie tutaj układamy dalekosiężne plany, przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im, przekazujemy obowiązki innym ludziom, doskonalimy nasz umysł i rozwijamy zdolności. To na zadaniach w niej wymienionych powinniśmy się skupić.

Zaniedbywanie działań związanych z planowaniem kariery prowadzi do poszerzenia się Ćwiartki I, która wpływa na zwiększanie się poziomu stresu w naszym życiu i tzw. "wypalania się". Warto zatem rozplanować czynności w taki sposób, aby z czasem maksymalnie przejść do Ćwiartki II i zminimalizować czas poświęcony na wykonywanie zadań z Ćwiartki I.

Ćwiartka III wydaje się podobna do Ćwiartki I. Obejmuje sprawy, które są pilne, ale nieważne. To ćwiartka ułudy. Szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności. Lecz działania bieżące, jeżeli w ogóle są ważne, to tylko dla kogoś innego. Do tej kategorii zaliczyć można wiele telefonów, spotkań, krótkich wizyt.

Mnóstwo godzin spędzamy w Ćwiartce III, realizując cudze priorytety i zaspokajając cudze oczekiwania, i cały czas myślimy, że jesteśmy w Ćwiartce I.

Ćwiartka IV obejmuje sprawy niepilne i nieważne. Jest to obszar „pożeraczy czasu". Oczywiście w ogóle nie powinniśmy się w niej znaleźć. Ale czasem jesteśmy tak przytłoczeni problemami Ćwiartek I i III, że z ulgą do niej uciekamy.

Przyjrzyjmy się zatem bliżej każdej z Ćwiartek.

Ćwiartka I to:

  • zdarzenia kryzysowe,
  • sprawy przeterminowane,
  • rzeczy naglące,
  • zaniedbania.

Sytuacja optymalna to taka, że w tej ćwiartce… nie ma nic. Jeżeli jednak jest, oznacza to dla Ciebie następujący komunikat:

Zrób to natychmiast lub niezwłocznie deleguj innej osobie do zrobienia!

Dlaczego zadania pojawiają się w tej ćwiartce? Zdarzenia kryzysowe, rzeczy „naglące” to często coś co pozostaje poza naszym wpływem. Wyskakują i trudno. Znasz to na pewno z własnego doświadczenia, np. awarie sprzętu, który trzeba szybko naprawić. Zdarza się jednak, że sami doprowadzimy do jakiegoś zaniedbania w wykonywaniu planowych działań i do zadania, które początkowo było „ważne i niepilne” dołączy presja czasu. Wtedy wyląduje ono właśnie tutaj.

Jeżeli Ćwiartka I zacznie się nadmiernie rozrastać, oznacza to, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę.

Ćwiartka II to:

  • planowanie,
  • szukanie rozwiązań i możliwości,
  • budowanie relacji,
  • rekreacja i odpoczynek.

Zadania wypisane w Ćwiartce II oznaczają dla Ciebie następujący komunikat:

Ustal ilość czasu potrzebną na wykonanie zadania, deadline’y, terminy, w których się tym zajmiesz i konsekwentnie to realizuj!

To tutaj powinieneś mieć wszystkie swoje ważne zadania i regularnie je wykonywać.

Ćwiartka III to:

  • błahe rzeczy naglące,
  • drobniejsze spotkania,
  • telefony.

Zadania z Ćwiartki III niosą ze sobą przekaz:

Deleguj lub ustal priorytety i realizuj!

Większość z zadań firmowych, które wpisałeś w tej ćwiartce warto zlecić np. współpracownikom. Z tymi pochodzącymi ze sfery życia prywatnego jest nieco gorzej. Na przykład, gdy teściowa przypomina Ci trzeci raz, ze miałeś jej w czymś pomóc, sprawa robi się pilna, choć nadal dla Ciebie mało ważna, ale przecież nie wyślesz tam swojego współpracownika (nawet mimo tego, iż bardzo byś chciał). Takim sprawom nadaj priorytety i realizuj je wplatając w wolne terminy, które masz do dyspozycji, po wcześniejszym ustaleniu Ćwiartki II.

Ćwiartka IV to:

  • złodzieje czasu.

Wszystko co zapisałeś w tej ćwiartce nadaje się do tego:

Zapomnij o tym lub minimalizuj!

Rozrastanie się Ćwiartki IV to komunikat dla Ciebie, że sprawy idą w złym kierunku.

Mało ważna korespondencja, surfowanie po Internecie to często bezcelowe działania, które tylko zabierają Ci czas. A Twój cel to efektywne zarządzanie sobą w czasie.

Share this Post

1 Comment

  1. a co jak wszystko jest ważne i pilne?

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>
*
*